RUMSBOKNING

Denna sida samlar det du som har IOGT-NTO-huset på Stora Essingen som arbetsplats behöver ha tillgång till för att boka gemensamma rum.

Rutin för rumsbokning i förväg

För att boka IOGT-NTO-huset på Stora Essingens gemensamma rum i förväg så går du igenom följande steg:

1. Kontrollera tillgängligheten – tryck på Öppna kalender för det rum du vill boka i tabellen längre ner på sidan och kontrollera att rummet är tillgängligt den tiden

2. Bjud in bokningsadressen som deltagare till mötet – när du skapar och bjuder in till ditt möte så lägger du till rätt bokningsadress i tabellen nedan till mötets deltagare. Innebär tiden inte en dubbelbokning så kommer rummet att godkänna din bokning.

Möten kan bokas som längst 180 dagar i förväg och vara som längst 24 timmar långa. När mötet sedan ska börja är det viktigt att komma ihåg att checka in på rummets bokningspanel

Rutin för bokningspaneler

Varje rum är försedd med en bokningspanel vid sidan om sin dörr. Denna lyser grönt när rummet är ledigt, gult om ett möte snart ska börja och rött om rummet har ett pågående möte. Panelen används till att checka in på möten som bokats i förväg. Via panelen går det också att boka rummet på plats samt justera pågående möten.

  • Checka in – från 15 minuter innan till 15 minuter efter mötets starttid så syns knappen Checka in på bokningspanelen. Om ingen checkar in under denna tid kommer rummet att ta bort bokningen. Detta gör så att bokningar ingen utnyttjar inte ligger i vägen för andra att använda rummet.

  • Boka rummet på plats – när panelen lyser grönt så syns även knappen Boka rum. Via den går det lätt att spontant boka rummet antingen 30 minuter, en timme eller två timmar.

  • Justera pågående möten – när ett möte pågår och panelen lyser rött så syns knappen Modifiera. Via den kan mötet vid behov förlängas med upp till en timme. Det går även att avsluta mötet tidigt.

Rutin för att bjuda in externa besökare

Det finns möjlighet att, via IOGT-NTO-husets besökssystem, låta externa besökare ta sig till våning 6 på egen hand. De kommer då in genom att scanna en QR-kod.

Expandera rutinen nedan för att se vad du behöver göra för att utnyttja den funktionen: 

Hur du bjuder in externa besökare

Förutsättningar

Det finns två förutsättningar för att du ska kunna bjuda in externa besökare till IOGT-NTO-huset på Stora Essingens gemensamma utrymmen på detta vis:

1. Du behöver ha IOGT-NTO-huset som arbetsplats och du behöver vara registrerad i besökssystemet – du kan själv kontrollera om du är registrerad genom att söka på dig själv i besöksdatorn på våning 3. Saknas du i besöksdatorn kan du kontakta husets fastighetssamordnare.

2. Du behöver även boka ett av mötesrummen – du behöver alltså skapa ett möte enligt rutinen för rumsbokning här ovan.

Bjud in externa deltagare

Lägg till dina externa besökare i fältet för deltagare.

Bjud in besökssystemet

Lägg även till kontot Besök IOGT-NTO-huset med adressen [email protected] till mötet. Det är därigenom du ber besökssystemet att skicka QR-koder till deltagarna som inte arbetar i huset.

Hur externa besökare tar sig till våning 6

Förutsättning

För att få en QR-kod till ditt möte så behöver den externa deltagaren först tacka ja till mötesinbjudan i sin e-postklient.

QR-kod via e-post

Dagen innan mötet äger rum så kommer besökssystemet att skicka ut en injudan via e-post. Inbjudan innehåller en QR-kod som besökaren behöver ha till hands när denne besöker huset.

Anmäla sig i besökskiosken

För att du som mottagare ska bli meddelad att besökaren har anlänt så behöver denne anmäla sig i besökskiosken på våning 3.

Det finns tre QR-läsare i huset

För att komma in till våning 6 så behöver besökaren hålla fram QR-koden mot tre QR-läsare:

  1. Vid huvudingången på våning 3 (enbart låst på kvällar och helger)
  2. Vid dörren innan hissarna och trapphuset på våning 3
  3. Vid ingången till de gemensamma utrymmena på våning 6

Bild på exempelinbjudan

Plan 6, IOGT-NTO-huset, Stora Essingen

 

Rumsnamn

Bokningsadress

Bokningskalender

Maj-Lis Lööw [email protected] Öppna kalender
Hilding Friman [email protected] Öppna kalender
Ingrid Levén [email protected] Öppna kalender
Ruben Wagnsson [email protected] Öppna kalender
Stig Kroon [email protected] Öppna kalender
Lilla konferensrummet [email protected] Öppna kalender

 

Ritning över de gemensamma utrymmena på plan 6

Varje organisation i Sobernet är ansvariga för deras medlemmars konto.
Klicka här för att kontakta din organisation: Kontakt

Dina personuppgifter och din integritet är viktiga för oss och vi följer respektive organisations integritetspolicy. Läs mer här